Jedes Rohrpostsystem benötigt zum Erzeugen des Über- oder Unterdrucks als Antrieb mindestens eine Verdichtereinheit. Je nach Länge der Fahrrohrwege des Rohrpostsystems, nach Nennweite des Fahrrohres und nach Gewicht der beladenen Büchsen wird die Leistung des Verdichters ausgelegt. Die Transportgeschwindigkeit liegt zwischen 2 und 20m pro Sekunde.

Stationen dienen dazu, Büchsen an den verschiedenen innerbetrieblichen Zielen in das Rohrpostsystem ein- und auszuschleusen. Man unterscheidet je nach Anforderung und Ausstattung zwischen folgenden Stationen:

a) Sendestutzen-Stationen: hier wird die Büchse dem Bediener quasi aus der Hand gesogen. Obwohl diese Stationen auch Büchsen empfangen können, werden sie oftmals nur als Sendestationen eingesetzt (z. B. Kassen-Rohrpostsysteme).

b) Schiebesendersstationen: dies sind einfache Stationen, die das Ablegen von Büchsen in Sendeposition ermöglichen.

c) Vollautomatische Stationen: diese Stationen sind mit einem Sende- und Empfangspeicher ausgestattet. Das System arbeitet die Sendungen automatisch ab. Die Rohrpostbüchse wird an der Station nach Zieleingabe über das Bedientableau aufgegeben und von dort abtransportiert, sobald die zu passierende Linie frei ist. Der Bediener kann sich nach Aufgabe der Büchse sofort wieder von der Station wegbewegen. Sie wird automatisch abgearbeitet.

Das Fahrrohr ist das Wegenetz eines Rohrpostsystems. Je nach Anforderung kommen verschiedene Materialien (z. B. Kunststoff, Aluminium, Stahl, Edelstahl bis zu ausgeschäumten Fahrrohren) und Nennweiten (von 55 mm bis zu 300mm) zum Einsatz. Als Standardausführung hat sich graues PVC-Material in der Nennweite 110 mm bewährt und durchgesetzt.

Büchsen sind die Förderbehältnisse zur Aufnahme des Transportgutes. In Abhängigkeit von der Nennweite (Durchmesser) des Fahrrohres (55 bis 300 mm) und der Art des Transportgutes kommen unterschiedliche Ausführungen von Büchsen zum Einsatz. So werden im Industriebereich oft Rohrpostbüchsen aus Metall verwendet, in sicherheitsrelevanten Bereichen (Einzelhandel / Bank) werden häufig abschließbare Büchsen eingesetzt.

Überfahrteinrichtungen werden benötigt, um mehrere Rohrpostlinien innerhalb eines Systems miteinander zu verknüpfen. Es können bis zu 3 Linien durch eine sog. Weichenüberfahrt miteinander verknüpft werden und bis zu 8 Linien mit einer sog. Mehrlinienüberfahrt-Einrichtung. Die Mehrlinienüberfahrteinrichtung erhöht die Verfügbarkeit des Systems um ein Vielfaches, da vor jedem Eingang einer Linie in der Überfahrteinrichtung mehrere Büchsen auf Weitertransport warten können, obwohl bereits eine weitere Büchse in derselben Linie transportiert wird.

Weichen sind notwendig, um das Rohrpostsystem zu allen Zielen des innerbetrieblichen Netzes zu verzweigen. Die Weichen werden durch die Rohrpoststeuerung für den notwendigen Büchsentransport gestellt. Die Information, wann die Büchse die Weiche passiert hat, erhält die Steuerung durch sog. Rohrschalter, welche beim Passieren der Weiche einen Impuls an die Steuerung übermitteln.